Voor de sessie van woensdag 4 novemberAlle stukkenTerug naar het prototype
Afkloplijst Factsys
Soulware, concept van 2 november 2026. Voor de sessie van woensdag 4 november.
Per functie van Factsys staat hieronder wat we verwachten, waar je het in het prototype ziet, en een vakje om af te kloppen: ✓ klopt, ✗ anders of later. Bij ✗ noteren we wat anders moet. De klanten in het prototype dragen namen van echte klanten; de projecten, medewerkers, cijfers en bedragen zijn verzonnen.
Zo vind je het in het prototype. De rondleiding (bovenaan, in de grijze balk) volgt één event van Brand Activation van begin tot einde: een sampling van een klant in een station, van de aanvraag tot het afgesloten project. Het nummer tussen haakjes is de kaart in de rondleiding. Op elke kaart klop je de functies en de open vragen die erbij horen meteen af; alle antwoorden staan daarna samen bij de stukken, onder Afgeklopt. Wat buiten de rondleiding valt, vind je via het menu links: de functies van Factsys staan onder A&O-tool. In de rondleiding gebeurt alles op één dag; in het echt liggen er weken tussen.
1. Klanten en CRM
| # | Functie | Wat we verwachten | Waar in het prototype | Afkloppen |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Klanten gespiegeld met Exact, nieuwe klant meteen in Exact, btw-controle | De klantfiche toont bovenaan wat uit Exact komt, alleen lezen. Een nieuwe klant gaat na een controle van het btw-nummer meteen naar Exact. | Klanten, een klant: blok "Gegevens uit Exact". Een nieuwe klant aanmaken staat nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 2 | Contactpersonen met departementen | Per contactpersoon de functie, de departementen, en wie het primaire contact en het factuurcontact is. Het factuurcontact blijft in Exact. | Klanten, een klant: blok "Contactpersonen". | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 3 | Accountmanagers, contactfrequentie, contactmomenten met mails | Per klant een accountmanager en een afgesproken contactfrequentie, met de contactmomenten, ook de geplande. | Klanten, een klant: de regel onder de naam en blok "Contactmomenten". De mails bij een contactmoment staan nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 4 | Contracten met herinnering | Contracten met looptijd, bestand en een herinnering voor het einde. | Klanten, een klant: blok "Contracten". | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 5 | Ratecards per klant | Per klant de afgesproken prijzen voor personeel, logistiek, productie en projectmanagement. In de offerte kies je een lijn uit de ratecard, en je ziet het als de prijs ervan afwijkt. | Klanten, een klant: blok "Ratecard" (kaart 3). Offertes, de offerte van de sampling: "Uit de ratecard" (kaart 4). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 6 | Contactenexport per departement | Een export van de contactpersonen per departement. | Nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 7 | Gebruikers, rollen, divisies, toegang, MFA | Aanmelden met het Microsoft-account van Panama, met rollen per departement. De rechten van vandaag zijn het vertrekpunt (vraag 8). | Nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 8 | Audit, vijf jaar bewaard | Bij elke wijziging wie en wanneer, vijf jaar bewaard. De audit van vandaag blijft leesbaar als archief. | Een project: blok "Activiteit" toont wat er gebeurde en wie het deed. Een volledige audit staat nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
2. Projectnummer en Exact
| # | Functie | Wat we verwachten | Waar in het prototype | Afkloppen |
|---|---|---|---|---|
| 9 | Projectnummer uitgeven (JJ/NNNNN) | Bij het finaliseren wordt het offertenummer het projectnummer in de vorm JJ/NNNNN. Uren, aankoopfacturen in Blue10 en verkoopfacturen hangen eraan (vraag 6). | Offertes, de offerte van de sampling: "Finaliseren" (kaart 5). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 10 | Project en kostendrager in Exact | Bij het finaliseren komt er een voorlopig project in Exact, nog zonder kostendrager. Na het tekenen wordt het definitief, met kostendrager en budget. De naam volgt de afspraak van vandaag: klant, divisieletter, omschrijving, maand en jaar (vragen 9 tot 11). | De offerte: regel "Exact" na het finaliseren (kaart 5). Het project: regel "Exact" onder de cijfers (kaart 9). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 11 | Project afsluiten | Na de betaling sluit de PM het project af, en Exact krijgt de einddatum. | Het project: regel "Exact" en blok "Activiteit" (kaart 22). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
3. Offerte en akkoord
| # | Functie | Wat we verwachten | Waar in het prototype | Afkloppen |
|---|---|---|---|---|
| 12 | Offerte opstellen: lijnen, btw, aankoopprijs, agency fee, pdf | Lijnen met aantal, eenheid, prijs, korting, btw, aankoopprijs, leverancier en agency fee, met totalen en marge. Eén offertefunctie voor alle departementen (vraag 4). | Offertes, de offerte van de sampling: blokken "Lijnen" en "Totalen en marge" (kaart 4). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 13 | Goedkeuring door de divisiemanager | Na het finaliseren keurt de divisiemanager de offerte goed. Dat is meteen het intern akkoord op de vlaggenlijn (vraag 3). | De offerte: "Goedkeuren" (kaart 6). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 14 | Verzenden met bijlagen en e-mailtracking | De offerte vertrekt per mail met een link om te tekenen. Je ziet wanneer ze verstuurd en geopend is. | De offerte: "Versturen met ondertekenlink" en blok "Mailstatus" (kaart 7). Bijlagen meesturen staat nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 15 | Online ondertekening, herinnering op dag 7, getekende pdf | De klant tekent zonder login, met naam, functie, e-mail en handtekening. Op dag 7 gaat er een herinnering. De getekende pdf gaat naar de klant en hangt aan de offerte. Een PO of een getekend bestand opladen kan ook (vraag 1). | De ondertekenlink (kaart 8). De offerte: "PO opladen" en "Getekend bestand opladen". | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 16 | Versies, akkoord overnemen bij een gelijk totaal | Elke wijziging is een nieuwe versie. Bij hetzelfde totaal blijven het akkoord en de handtekening staan. Meerwerk is een nieuwe versie die de klant opnieuw tekent. | Offertes: de kerstsampling van Duvel Moortgat (blok "Versies"). Een getekende offerte: "Meerwerk als nieuwe versie". | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 17 | Afwijzen, en het project in Exact sluiten | Een offerte die niet doorgaat, sluit ook het voorlopige project in Exact. | "Terugroepen" staat in het prototype, afwijzen nog niet. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 18 | Mail bij een groot budget | Bij een offerte van Events vanaf € 50.000 vertrekt een melding over het grote budget (vraag 12). | Nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
4. Uren, nacalculatie en rapportering
| # | Functie | Wat we verwachten | Waar in het prototype | Afkloppen |
|---|---|---|---|---|
| 19 | Uren uit Exact | De uren die op het projectnummer geboekt zijn, per persoon. | Het project: blok "Uren uit Exact" (kaart 13). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 20 | Interne tarieven en people cost | People cost is het aantal uren maal het interne tarief van die dag. Alleen geldige uren tellen mee (vraag 13). Wie de tarieven ziet: vraag 8. | Het project: "People cost" bij de cijfers en in "Uren uit Exact" (kaart 13). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 21 | Projectcijfers en facturen per project | Per project het budget, gefactureerd, nog te factureren, de directe kosten, de people cost, de effectieve kost en de marge. De aankoopfacturen staan per offertelijn, met wat nog ontbreekt. | Het project: blokken "Cijfers" en "Kosten per offertelijn" (kaart 14 tot 17). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 22 | Dashboards | Een overzicht per divisie: uren, offertes in opvolging (vraag 7). | Het bord toont de projecten en de bedragen per stap. Dashboards per divisie staan nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 23 | Jaarresultatenrapport | Het jaarrapport met dezelfde cijfers als vandaag (vraag 7). | Nog niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 24 | Feed naar BrightAnalytics | Dezelfde rijen en velden als vandaag: code, divisie, PM, start en einde, klant, status, budget, gefactureerd en kost. De kost zonder people cost, zoals vandaag (vraag 14). Een tijd lang naast de feed van vandaag (vraag 7). | Het project: blok "BrightAnalytics" (kaart 22). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
5. Wat Factsys niet had
| # | Functie | Wat we verwachten | Waar in het prototype | Afkloppen |
|---|---|---|---|---|
| 25 | Facturatie aanvragen | De PM vraagt de factuur aan met bedrag, PO-nummer, factuurcontact, klantentiteit en de afrekening, zodat Finance niets meer moet navragen. | Het project: "Facturatie aanvragen" (kaart 19). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 26 | Werkbak voor Finance | Nieuwe aanvragen, in behandeling en gefactureerd, met de status uit Exact, en per departement wat deze maand nog gefactureerd moet worden. | Menu "Werkbak Finance" (kaart 20). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 27 | PO's zonder project | Een PO die binnenkomt zonder project, staat in een lijst om te koppelen. | Werkbak Finance: tab "PO zonder project". | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 28 | Facturatie op de vlaggenlijn | PO-nummer, factuur en betaling springen vanzelf op de vlaggenlijn, uit de werkbak en uit Exact. | Het project: de vlaggenlijn, stap Facturatie (kaart 20 en 21). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
6. Op vraag van Brand Activation
| # | Wens | Wat we verwachten | Waar in het prototype | Afkloppen |
|---|---|---|---|---|
| 29 | People rechtstreeks aanvragen | De PM vraagt ambassadors en hosts aan met de velden van het formulier van People. De aanvraag komt bij team People en hangt aan het project. | Het project: "Voorbereiding", "People aanvragen" (kaart 10). Menu "People" voor de lijst van team People. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 30 | Voertuigen reserveren | Per voertuig en per dag zie je wat vrij is, en je reserveert voor een project, met tijdslot, chauffeur en SPOC. Brand Activation en Logistiek zien dezelfde planning. | Menu "Voertuigen" (kaart 11). Het project: "Voorbereiding". | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 31 | Financieel overzicht per project | Het oorspronkelijke budget, de gekoppelde inkomende facturen, de ontbrekende kosten met een rappel naar de leverancier, de effectieve kost en de marge in procent. Blue10 blijft voor de inkomende facturen. | Het project: "Cijfers" en "Kosten per offertelijn" (kaart 14, 16 en 17). | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 32 | Een voorstel bij een factuur zonder projectnummer | Komt een factuur binnen zonder projectnummer, dan stelt de setup het project en de offertelijn voor, met de reden: dezelfde leverancier, het bedrag tegenover wat afgesproken was. | Het project: het voorstel boven "Kosten per offertelijn" (kaart 15). Werkbak Finance: tab "Aankoop zonder project". | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 33 | Klanten met hun ratecard | De klanten staan er. De ratecards vragen we per klant aan Brand Activation. | Zie functie 5. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
| 34 | Logistieke aanvragen en offertes | De logistieke aanvraag blijft in Becosoft, met het projectnummer in de ordernaam (vraag 21). | Niet in het prototype. | ☐ ✓ klopt☐ ✗ anders☐ later |
Open vragen
Offerte en handtekening
- Hoe vaak tekent een klant online, en wanneer gaat het via een PO of een getekend bestand?
Wat we al hoorden: bij minstens één raamklant komt er per project een PO. - Mag een project in productie zonder getekende offerte of PO?
Wat we al hoorden: een project afsluiten vraagt vandaag een getekende offerte of PO; een project openen niet. - Wie keurt een offerte intern goed, en vanaf welk bedrag?
In de export die we kregen, lijkt de goedkeuring door de divisiemanager aan te staan, zonder drempel op het bedrag. - Rekenen jullie verder in Excel, of mag de offerte in de tool opgebouwd worden?
- Wat ontbreekt er op de schermen, en wat staat er te veel?
Projectnummer en cijfers
- Het jaar in het projectnummer: het jaar van het event of van de aanmaak? Geldt dat ook in Exact?
Wat we al hoorden: de A&O-tool nummert op het jaar van het event, omdat de boekhouding zo boekt. - Welke cijfers uit Factsys gebruiken jullie echt: per project, de dashboards, het jaarrapport, de feed naar BrightAnalytics?
- Wie mag marges en uurtarieven zien?
Wat we al hoorden: in Factsys ziet een PM alleen de eigen offertes, en een afdelingsmanager het hele team.
Wat de export van Factsys ons nog laat vragen
- In de export die we kregen, vervangt Factsys bij het tekenen in Exact de notitie met de betaaltermijn van het project door de startdatum van het project. Gebruikt Finance die betaaltermijn of die startdatum? Wij willen beide bewaren.
- In de export die we kregen, krijgt een project in Exact als naam de klant, de divisieletter en de omschrijving, soms met maand en jaar. Zoekt Finance projecten in Exact op die naam, en horen maand en jaar erin?
- In de export die we kregen, krijgt een project in Exact als startdatum de datum van de offerte, niet die van het event. Welke datum wil Finance?
- In de export die we kregen, vertrekt bij Events vanaf € 50.000 een mail over het grote budget. Wie krijgt die vandaag, en is ze nog nodig?
- In de export die we kregen, telt Factsys ook afgekeurde uren mee in de people cost. Mogen we dat rechtzetten, ook als de marge dan afwijkt van wat Factsys vandaag toont?
- In de export die we kregen, is de kost in de feed naar BrightAnalytics zonder people cost. Willen jullie dat zo houden?
De landing op 23 december
- Ons doel: op 23 december staat de nieuwe setup live en worden er geen nieuwe offertes meer in Factsys gemaakt. Factsys blijft nog leesbaar tot de cijfers nagekeken zijn. Kan dat? Wat moet daarvoor kloppen, ook voor Finance?
Wat het prototype nog openlaat
- Na de evaluatie (het KPI-rapport en het antwoord van de klant) volgt de facturatie. Zijn er projecten waar de factuur toch eerder vertrekt, zoals bij voorfacturatie?
- Inkomende facturen: vult Blue10 vandaag het projectnummer in, en wie keurt een factuur goed die bij een project hoort?
- Een rappel naar de leverancier: na hoeveel werkdagen zonder factuur, en vertrekt hij vanzelf of na een klik van de PM?
- People: welke velden zijn verplicht, en hoe vraag je ambassadors aan voor meerdere dagen of locaties?
- Voertuigen: wie houdt de lijst van voertuigen bij, en horen gehuurde wagens en privégebruik in dezelfde planning?
- Logistiek: mag de bevestiging van een logistieke aanvraag aan het project hangen, en kan een logistieke offerte aangevraagd worden zoals bij Graphics?
- Ratecards: wie bezorgt ze per klant, en hoe vaak veranderen de prijzen?