Voor de sessie van woensdag 4 novemberAlle stukken Terug naar het prototype

Vlaggensysteem: de twaalf features afkloppen

Soulware, concept van 2 november 2026. Voor woensdag 4 november en de interviews die volgen. Per feature: wat we verwachten, en waar je het ziet. Wat al klikbaar is, staat in het prototype; wat nog niet klikbaar is, beschrijven we hier. Vink per feature aan: ✓ klopt, ✗ anders (schrijf erbij hoe), of later. Dat kan ook in de rondleiding: na het event volgen kaarten over het vlaggensysteem, met deze features en de vragen voor woensdag.

Daarna volgen de open vragen, het plan voor de interviews en wat we van jullie nodig hebben. Ons voorstel voor oranje en rood staat apart, per departement en per stap, in 09.

Het prototype speelt op vrijdag 27 november. De klanten dragen namen van echte klanten; de projecten, medewerkers, cijfers en bedragen zijn verzonnen. De features 1 tot 7 gaan over het overzicht en de opvolging; de features 8 tot 12 voegen de koppelingen van Logistiek en Sales toe. Het prototype toont ze samen, onder Vlaggensysteem in het menu.

De twaalf features

Overzicht en opvolging

#	Feature	Wat we verwachten	Waar het staat	Afgeklopt
1	Projectbord	Alle lopende projecten van Events, BA, Logistiek en Sales op één bord. Per project de vlaggenlijn met vijf wimpels en de vlag met de reden. Per stap het aantal projecten en de som van de offertebedragen. Filters op departement, vlag, maand en PM. Gewone opdrachten van Logistiek staan in het dagoverzicht (9), niet op het bord.	Prototype: Bord. Klik een stap of een vlag om te filteren; een PM vind je via Zoeken.	☐ ✓☐ ✗☐ later
2	Vlagregels	Het vlaggensysteem rekent elke vlag zelf uit, volgens de regels die we per departement vastleggen. Niemand zet een vlag met de hand. Een vlag betekent overal hetzelfde.	Prototype: Regels, per departement. Bij elk signaal staat waar het vandaan komt. Het voorstel per departement: 09.	☐ ✓☐ ✗☐ later
3	Projectpagina	Per project: welke signalen binnen zijn, wie of welk systeem ze leverde, waarom de vlag die kleur heeft en sinds wanneer, en de geschiedenis.	Prototype: Bord › Telenet, Kick-off event Antwerpen: oranje, de offerte ligt bij de klant. De regel zelf staat op Regels.	☐ ✓☐ ✗☐ later
4	Te bevestigen	Wat geen bron heeft, bevestigt de verantwoordelijke met één klik, zodat het bord klopt zonder extra administratie. Twee werkdagen voor een deadline vertrekt een herinnering per mail.	Prototype: Te bevestigen, per persoon. Alleen de signalen zonder bron staan erop: wat een koppeling levert, hoeft niemand te bevestigen. De herinnering zit nog niet in het prototype.	☐ ✓☐ ✗☐ later
5	Vlaggenmoment	Elke week alleen de oranje en rode projecten, met de reden en sinds wanneer. Dezelfde vlaggen als op het bord.	Prototype: Vlaggenmoment, per departement, met per vlag een veld voor de afspraak.	☐ ✓☐ ✗☐ later
6	Ochtendmail	Elke werkdag 's ochtends een mail met de rode vlaggen van je projecten, alleen als er een rode vlag is. Voor Logistiek gaat ze naar het hoofd Logistiek, met de opdrachten met een rode vlag. Ze vertrekt pas na de twee schaduwweken.	Nog niet in het prototype.	☐ ✓☐ ✗☐ later
7	Koppeling met de A&O-tool	Voor Events en BA komen de signalen van stap 1 tot 4 vanzelf uit de A&O-tool. Niemand vult iets dubbel in.	Prototype: Bord › Telenet, Kick-off event Antwerpen: de aanvraag, de PM en de doelstelling komen uit de A&O-tool; bij het intern akkoord en de verstuurde offerte staat wie het deed in de offerte. Het prototype vraagt het KPI-rapport en het antwoord van de klant nog met de hand; in de oplevering komen ook die uit de A&O-tool.	☐ ✓☐ ✗☐ later

Logistiek en Sales automatisch

#	Feature	Wat we verwachten	Waar het staat	Afgeklopt
8	Koppeling met Becosoft	Elke opdracht komt vanzelf uit de leesversie van Becosoft: soort, klant, leverdatum, status van de artikels, en of er een pickbon en een leverbon is. Elke werkdag bijgewerkt voor de dag begint. Een opdracht met een projectnummer staat bij dat project. In Becosoft schrijven we niets.	In het prototype: Bord › Colruyt Group, Volumetransport Q4: de opleverdatum wacht op Becosoft. Voorwaarde: een vast veld voor het projectnummer.	☐ ✓☐ ✗☐ later
9	Dagoverzicht Logistiek	Per dag, per klant en per soort: hoeveel opdrachten binnen zijn, wachten op een pickbon of een leverbon, vandaag geleverd moeten worden en te laat zijn. Alleen opdrachten met een vlag staan als rij, per klant en leverdatum samengenomen.	Nog niet in het prototype.	☐ ✓☐ ✗☐ later
10	Sales-module	Sales houdt zijn projecten en planning bij in het vlaggensysteem: wie erop werkt, met welk contract, van wanneer tot wanneer, met welke auto en welke tablet. Een wijziging staat meteen op het bord. Geen los Excel-bestand meer.	Prototype: Sales: de Sales-projecten met hun vlag, en per project het team met contract, periode, auto en tablet. Een persoon toevoegen of wijzigen kan al; een nieuw project aanmaken nog niet.	☐ ✓☐ ✗☐ later
11	Evaluatie voor Logistiek en Sales	De evaluatie vertrekt vanzelf naar de klant, binnen één werkdag nadat het project op afgerond staat, met dezelfde vragen als in de A&O-tool. Het antwoord staat in stap 4 van het project.	Nog niet in het prototype. Voorwaarde: per departement afgesproken wanneer een project afgerond is.	☐ ✓☐ ✗☐ later
12	Logistieke projecten	De PM van Logistiek maakt een project met een eigen offerte met de hand aan: klant, projectnummer, PM en offertebedrag. Het staat meteen op het bord, met zijn vijf stappen, en de opdrachten uit Becosoft met dat projectnummer hangen eraan.	In het prototype staan al logistieke projecten op het bord: Bord › Logistiek. Voorwaarde: een vast veld voor het projectnummer.	☐ ✓☐ ✗☐ later

Open vragen

Voor woensdag

Klopt ons voorstel voor oranje en rood per stap als vertrekpunt? Het staat per departement in 09. Woensdag volstaat een eerste reactie; de termijnen kloppen we af in de interviews.
Wanneer plannen we de korte interviews met de departementsleiders, en wie neemt eraan deel? Ons voorstel staat hieronder.

Voor de interviews

Over de regels

Wanneer is een project afgerond, per departement? Dan vertrekt de evaluatie.
Wie maakt het KPI-rapport bij Logistiek en bij Sales?
Telt in stap 1 ook de doelstelling mee, of alleen de PM? En het projectnummer: als het pas komt zodra de datum van het event gekend is (vraag 6 in 06), hoort het dan bij de gate van stap 1?
Moet een offerte ook rood worden als het event dichtbij komt zonder akkoord, los van hoe lang ze al bij de klant ligt? Het antwoord op vraag 2 in 06 (mag een project in productie zonder getekende offerte of PO?) beslist mee.
Tellen feestdagen en de sluiting rond nieuwjaar mee als werkdag?

Over de facturatie

Rood in stap 5: volgt het de betaalconditie van de klant, zoals wij voorstellen, of een vast aantal dagen? En klopt de betaalconditie per klant in Exact?
Een verstuurde factuur die nog niet vervallen is: oranje, zoals op slide 13 van het statusdeck, of groen tot de vervaldag? Met oranje staat elk project met een open factuur op het vlaggenmoment.
Begint de facturatie pas na de evaluatie, zoals de stappen nu lopen, of loopt ze ernaast? En projecten die elke maand factureren, bij Sales, Logistiek en lange activaties van BA: volgen we stap 5 per maand, terwijl het project nog loopt?
Wachten op een PO: willen jullie daar een eigen vlag voor, zoals het overzicht per klant van Logistiek dat vandaag in oranje toont?

Over Logistiek

Kan het projectnummer altijd in hetzelfde veld van een opdracht in Becosoft, bijvoorbeeld CostCenter?
Staat er op elke opdracht een leverdatum?
Wanneer moet de leverbon er zijn: de dag voor de levering, of op de leverdag zelf?
Een opdracht voor een event met een vlag: maakt één oranje opdracht het hele event oranje, of pas vanaf een aantal?

Over Sales

Blijft de planning in een Excel die we inlezen, of komt ze in de Sales-module? Wie doet de planning, de offertes en de maandofferte?

Later

In april vroeg het management een vlag als de werkelijke kosten het budget voorbijsteken. Die zit niet in de twaalf features. Nu de projectcijfers uit Factsys mee overkomen, kan dat een regel in stap 3 worden, na de oplevering. Willen jullie dat?

De interviews

Kort, per departement, op een andere dag dan woensdag, en klaar tegen dinsdag 10 november. We overlopen de tabel van het departement uit 09 regel per regel, met het prototype open op Regels, en schrijven meteen op wat anders moet. Het mag online of bij jullie. Het management hoeft er niet bij te zijn; het krijgt de afgeklopte tabellen.

Interview	Wie	Wanneer	Duur	Wat we afkloppen
Events	De departementsleider van Events, met de sleutelgebruiker als die er al is	Donderdag 5 november	30 minuten	De tabel van Events. Vragen 3, 5, 6 en 15.
Brand Activation	De departementsleider van BA, met de sleutelgebruiker als die er al is	Donderdag 5 november	30 minuten	De tabel van BA. Vragen 3, 5, 6 en 10.
Logistiek	De departementsleider van Logistiek, met wie Becosoft het best kent	Vrijdag 6 november	45 minuten	De twee tabellen van Logistiek. Vragen 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14 en 15.
Sales	De departementsleider van Sales, met wie de planning doet	Vrijdag 6 november	45 minuten	De tabel van Sales. Vragen 3, 4, 10 en 16.
Finance	Wie bij Finance de facturen en betalingen opvolgt	Maandag 9 november	30 minuten	Stap 5 voor alle departementen. Vragen 7, 8, 9, 10 en 11.
Reserve	Wie het eerder niet haalde	Maandag 9 november, namiddag

Klaar tegen dinsdag 10 november: per departement een afgeklopte tabel, en de regels staan in het prototype. Woensdag 11 november is een feestdag; dan werken we het prototype bij op dezelfde link, zonder sessie. Wat we daarna nog bijstellen, gebeurt in de schaduwweken, met het management.

Wat we van jullie nodig hebben

Wat	Van wie	Tegen	Waarvoor
Een moment voor elk interview, op een andere dag dan woensdag	De departementsleiders, Finance	Woensdag 4 november	De interviews tegen 10 november
De termijnen voor oranje en rood, per departement en per stap	De departementsleiders; Finance voor stap 5	Dinsdag 10 november	De vlagregels (feature 2)
Wanneer een project afgerond is, per departement	De departementsleiders	Dinsdag 10 november	De evaluatie voor Logistiek en Sales (feature 11)
De Excel-modellen waarmee Sales vandaag de planning en de maandofferte bijhoudt	Sales	Woensdag 18 november	De Sales-module (feature 10)
De route naar Becosoft: waar het draait, hoe we aanmelden, en of er bij jullie een kleine dienst kan draaien die de rijen uit de views naar ons stuurt	IT	Woensdag 18 november	Becosoft, het dagoverzicht en de logistieke projecten (features 8, 9 en 12)
Het projectnummer altijd in hetzelfde veld van een opdracht in Becosoft, bijvoorbeeld CostCenter	Logistiek, met IT	Woensdag 18 november	Opdrachten bij hun event of logistiek project (features 8 en 12)
Een leverdatum op elke opdracht	Logistiek	Altijd	De vlag van een opdracht (feature 8)
De lopende Sales-projecten en hun planning één keer in de Sales-module	Sales	Woensdag 9 december	Sales op het bord tijdens het testen
Iedereen werkt in zijn eigen systeem: Events en BA in de A&O-tool, Logistiek in Becosoft, Sales in de Sales-module	Alle PM's en medewerkers	Altijd	Een bord dat toont wat er echt gebeurt