Wensen van Brand Activation
Soulware, 2 november 2026. De zes wensen uit de mail van Brand Activation, met per wens wat we voorstellen, wanneer, en wat we van jullie nodig hebben. We overlopen ze woensdag 4 november. De data zijn een voorstel: we leggen ze woensdag samen vast.
| # | Wens | Wat we voorstellen | Wanneer (voorstel) | Wat we van jullie nodig hebben |
|---|---|---|---|---|
| 1 | People: aanvragen rechtstreeks via het systeem | Een aanvraag Hospitality op het project in de A&O-tool, met de velden van jullie aanvraagformulier. Ze gaat meteen naar het team People en blijft bij het project. | In gebruik vanaf 18 november | Wie bij People de aanvragen krijgt, en jullie akkoord op de velden |
| 2 | Logistiek: aanvragen en offertes koppelen | Nu niet: de aanvragen lopen via Becosoft, en die koppeling bouwen we met het vlaggensysteem. De bevestigingsmail en de offertes van Logistiek kunnen vandaag al bij het project (zie onder). | Ten vroegste in december, als de koppeling met Becosoft er is | Het projectnummer altijd in hetzelfde veld in Becosoft |
| 3 | Fleet: voertuigen reserveren | Eén planning van de voertuigen in de A&O-tool, voor Brand Activation en Logistiek samen, in plaats van het gedeelde Excelbestand | Om te testen op 25 november, in gebruik zodra beide teams akkoord zijn | Het akkoord van beide teams om in één planning te werken, en de lijst van de voertuigen |
| 4 | Blue10 en Factsys: budget- en margecontrole | Komt in de projectcijfers die de nacalculatie van Factsys vervangen: per project het budget, de gekoppelde facturen, de kosten en de marge | Om te testen op 2 en 9 december | Niets extra: de toegang tot Exact is al gevraagd |
| 5 | Klanten en ratecards | De klanten staan al in de A&O-tool. De ratecard van een klant wordt een keuzelijst in de offerte: kies "Hostess" en de dagprijs van die klant staat er. | Vanaf 18 november, zodra de ratecards erin staan | Per klant de ratecard die vandaag geldt |
| 6 | Slimme koppeling van leveranciers, projecten en facturen | Een eerste stap in de projectcijfers: per project de facturen van leveranciers naast de offerte. Een automatisch voorstel bij elke binnenkomende factuur volgt daarna. | Eerste stap op 9 december, het voorstel na de overstap | Hoe een factuur vandaag aan een project gekoppeld wordt |
1. People: de aanvraag Hospitality
De aanvraag volgt jullie formulier:
- Algemeen: klant, naam van het event of de actie, datums, locatie en parking, concrete taken.
- Uren: aankomst van de chauffeur op Panama, opbouw, activatie of event, afbouw, terugkomst van de chauffeur.
- Contactpersonen: projectmanager, permanentie, contact ter plaatse.
- Ambassadors en hosts: totaal aantal, waarvan chauffeurs, talen, mogelijke statuten (student, flexi, bediende).
- Kledij: voorzien door Panama, door de klant of door de ambassador, met een omschrijving.
- Briefing: door de projectmanager of door de peopleplanners.
- Bijlagen: planning, briefing of mail van de klant.
Klant, project, projectnummer en projectmanager vult de tool zelf in. Een gewijzigde aanvraag gaat opnieuw naar People, als wijziging.
2. Logistiek
De logistieke aanvraag blijft in Becosoft. Wat vandaag al kan: de bevestigingsmail en de offertes van Logistiek bij het project bewaren, in het vak met de offertes van leveranciers (bij de offerte en bij de productie). Elke nieuwe versie komt erbij. Zodra de projecten van Brand Activation hun map in SharePoint hebben (zie onderaan), staat het daar ook.
Twee stappen kunnen nog zonder Becosoft. Die bekijken we woensdag met jullie:
- de bevestigingsmail van Logistiek komt vanzelf bij het juiste project (de ordernaam begint met het projectnummer);
- een offerte bij Logistiek aanvragen vanuit het project, zoals jullie dat vandaag bij Graphics doen. Hoe dat bij Graphics werkt, horen we graag.
3. Voertuigen
De tool kent al een lijst van voertuigen en koppelt een voertuig aan een project, met een waarschuwing als het in dezelfde periode al op een ander project staat. Wat erbij komt:
- een planning per voertuig en per dag, met een tijdslot (hele dag, voormiddag, namiddag of een eigen uur);
- per reservering het project, de klant, de chauffeur en het aanspreekpunt;
- een reservering zonder project, voor eigen ritten van Logistiek of onderhoud;
- per voertuig de nummerplaat, de afmetingen en het laadvermogen;
- Logistiek krijgt een login om in dezelfde planning te reserveren en te kijken.
Ander gebruik dan voor een project staat erin als "niet beschikbaar", zonder reden.
4. Budget en marge per project
Dit wordt de nacalculatie in de A&O-tool: per project het oorspronkelijke budget, de facturen die al aan het project hangen, de effectieve kosten en de marge in procent. Welke kosten nog ontbreken, tonen we als lijst. Een automatische herinnering aan leveranciers komt na de overstap: daarvoor moet per leverancier vastliggen welke kost we verwachten en wie de mail stuurt.
5. Ratecards
Laad je een ratecard in voor een klant, dan kiest de offerte haar lijnen daaruit, met de prijs per dag of per uur die met die klant afgesproken is. Een prijs aanpassen in de offerte kan nog altijd.
6. Leveranciers, projecten en facturen
De eerste stap zit in de projectcijfers: per project de facturen van leveranciers, naast de offerte en het budget, en een lijst van facturen die nog aan geen project hangen. Het automatische voorstel van project en offerte bij elke binnenkomende factuur bekijken we na de overstap, samen met Finance, omdat het de verwerking in Blue10 raakt.
Ook: de mappen van Brand Activation in SharePoint
De tool kan nu ook schrijven in de SharePoint van Brand Activation. Tot nu kreeg een project van Brand Activation bewust geen map, omdat nog niet vastlag waar die moest komen.
Onze vraag aan jullie: waar moeten de projectmappen van Brand Activation komen?
Ons voorstel: elk project krijgt een map in de klantmap die jullie al gebruiken, General/Klanten/<klant>/<projectnummer projectnaam>, met dezelfde submappen als bij Events. Zo staat alles van een klant op één plek, en leest het Collectief Geheugen die mappen al. De mockup toont hoe dat eruitziet, in SharePoint en op de pagina van het project. Het projectnummer in de mapnaam is het nummer dat de tool aan het project geeft, zoals bij Events: het nummer uit Factsys bevat een schuine streep, en die kan niet in een mapnaam.
Andere mogelijkheden: per jaar zoals bij Events, General/<jaar>/<klant>/<projectnummer projectnaam>, of een plek die jullie zelf voorstellen.
Wanneer: in gebruik op 18 november, als de plek woensdag vastligt.
Wat we nodig hebben: jullie keuze van de plek.