Voor de sessie van woensdag 4 novemberAlle stukkenTerug naar het prototype
Vlaggensysteem: ons voorstel voor oranje en rood
Soulware, concept van 2 november 2026. Per departement en per stap: wanneer een project oranje of rood wordt, en waar die regel vandaag op steunt. Wij doen een voorstel; jullie leggen de termijnen vast, in korte interviews met de departementsleiders. Hoe en wanneer, staat in de afkloplijst. Wat we afkloppen, zetten we in het prototype op de pagina Regels, en daarna in het vlaggensysteem zelf.
Zo lees je de tabellen
- Een vlag hangt aan een project of een opdracht, nooit aan een persoon.
- Een project draagt de vlag van de stap waarin het zit. Een stap is afgerond als de gate gehaald is. Groen betekent: op schema, geen regel voor oranje of rood geldt.
- Vet staat een termijn die jullie vastleggen. Werkdagen zijn maandag tot vrijdag.
- Een vlag op een termijn springt bij de ochtendronde, elke werkdag voor de dag begint. Een vlag op een gebeurtenis, zoals een offerte die vertrekt, springt meteen.
- Steunt op zegt waar de regel vandaag vandaan komt: het statusdeck (slide 13), een gesprek met jullie, de workshop van 15 juni, of ons voorstel. Waar het prototype vandaag iets anders doet, staat dat erbij.
- Afkloppen: ✓ klopt, ✗ anders (schrijf erbij hoe), of later.
Het vertrekpunt: het statusdeck, slide 13
Dezelfde regels voor elk departement. Ze staan zo in het prototype.
| Stap | Gate | Groen | Oranje | Rood |
|---|---|---|---|---|
| 1 Aanvraag | PM, projectnummer en doelstelling toegewezen | PM en doelstelling binnen 2 werkdagen | Meer dan 2 werkdagen zonder PM | Meer dan 5 werkdagen zonder PM |
| 2 Offerte | Intern akkoord en extern PO of akkoord ondertekend | Intern en extern ondertekend | Enkel intern akkoord | Geen intern of extern akkoord |
| 3 Productie | Oplevering van wat in de offerte staat | Op schema | Deadline schuift of is niet bevestigd | Deadline gemist |
| 4 Evaluatie | KPI-rapport opgesteld en gedeeld | Rapport verstuurd, antwoord binnen 2 weken | Verstuurd, 2 weken geen antwoord | Rapport niet verstuurd |
| 5 Facturatie | Op tijd verstuurd en op tijd betaald | Factuur verstuurd en betaald | Verstuurd, betaling open | Meer dan 30 dagen zonder factuur of onbetaald |
Stap 2 en 3 noemen geen termijn, en stap 5 een vaste termijn voor elke klant. Hieronder vullen we dat in, per departement.
Events
Stap 1 tot 4 komen uit de A&O-tool. De signalen van stap 5 bevestigt de verantwoordelijke met één klik in Te bevestigen, tot ze in fase 3 automatisch binnenkomen.
| Stap | Oranje | Rood | Steunt op | Afgeklopt |
|---|---|---|---|---|
| 1 Aanvraag | Meer dan 2 werkdagen na de aanvraag nog geen PM of geen doelstelling | Meer dan 5 werkdagen na de aanvraag nog geen PM of geen doelstelling | Statusdeck, slide 13. De slide noemt alleen de PM; wij tellen de doelstelling mee, zoals het prototype. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 2 Offerte | Het intern akkoord is er, maar de offerte is 2 werkdagen later nog niet verstuurd. Of de offerte ligt meer dan 5 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. | De offerte ligt meer dan 10 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. Of 10 werkdagen na de start van de offerte is er nog geen intern akkoord. | Statusdeck, slide 13: oranje met enkel een intern akkoord, rood zonder akkoord, zonder termijn. De termijnen zijn ons voorstel. In het prototype is een verstuurde offerte zonder akkoord vandaag meteen oranje, en wordt een offerte nooit rood. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 3 Productie | 2 werkdagen na het akkoord van de klant is de opleverdatum nog niet bevestigd, of de opleverdatum schuift op. Of een opdracht van Logistiek voor dit event is oranje. | De opleverdatum is voorbij en de oplevering is niet bevestigd. Of een opdracht van Logistiek voor dit event is rood. | Statusdeck, slide 13. Ons voorstel: een opdracht van Logistiek zonder pickbon maakt het event oranje, als het projectnummer in een vast veld van de opdracht staat. De 2 werkdagen zijn ons voorstel; in het prototype is een project oranje zolang de opleverdatum niet bevestigd is. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 4 Evaluatie | 5 werkdagen na de oplevering is het KPI-rapport nog niet gedeeld. Of het rapport is gedeeld en na 2 weken is er geen antwoord van de klant. | 10 werkdagen na de oplevering is het KPI-rapport nog niet gedeeld. | Statusdeck, slide 13: rood als het rapport niet verstuurd is, oranje na 2 weken zonder antwoord. Ons voorstel: een KPI-rapport dat nog niet gedeeld is, staat oranje. De 5 en 10 werkdagen zijn ons voorstel; het prototype gebruikt de 10 werkdagen. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 5 Facturatie | Het PO is 5 werkdagen binnen en de factuur is nog niet verstuurd. Of de factuur is verstuurd en de betaling staat open. | De vervaldag van de factuur is voorbij, volgens de betaalconditie van de klant. Of 30 dagen na de start van de facturatie is er nog geen factuur. | Workshop van 15 juni: Events en BA factureren in de eerste week nadat de aankopen afgerekend zijn en het PO binnen is. Ons voorstel: rood volgt de betaalconditie van de klant, niet een vaste 30 dagen. Statusdeck, slide 13: oranje zolang de betaling open staat. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
Brand Activation
Zoals bij Events: stap 1 tot 4 komen uit de A&O-tool, de signalen van stap 5 bevestigt de verantwoordelijke met één klik.
| Stap | Oranje | Rood | Steunt op | Afgeklopt |
|---|---|---|---|---|
| 1 Aanvraag | Meer dan 2 werkdagen na de aanvraag nog geen PM of geen doelstelling | Meer dan 5 werkdagen na de aanvraag nog geen PM of geen doelstelling | Statusdeck, slide 13, zoals bij Events. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 2 Offerte | Het intern akkoord is er, maar de offerte is 2 werkdagen later nog niet verstuurd. Of de offerte ligt meer dan 5 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. | De offerte ligt meer dan 10 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. Of 10 werkdagen na de start van de offerte is er nog geen intern akkoord. | Statusdeck, slide 13, met onze termijnen, zoals bij Events. Niet elke klant geeft een PO; dan telt het akkoord op de offerte. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 3 Productie | 2 werkdagen na het akkoord van de klant is de opleverdatum nog niet bevestigd, of de opleverdatum schuift op. Of een opdracht van Logistiek voor deze activatie is oranje. | De opleverdatum is voorbij en de oplevering is niet bevestigd. Of een opdracht van Logistiek voor deze activatie is rood. | Statusdeck, slide 13, en ons voorstel, zoals bij Events. Bij een activatie die maanden loopt, is de opleverdatum het einde van de activatie. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 4 Evaluatie | 5 werkdagen na de oplevering is het KPI-rapport nog niet gedeeld. Of het rapport is gedeeld en na 2 weken is er geen antwoord van de klant. | 10 werkdagen na de oplevering is het KPI-rapport nog niet gedeeld. | Statusdeck, slide 13, met onze termijnen, zoals bij Events. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 5 Facturatie | Het PO is 5 werkdagen binnen en de factuur is nog niet verstuurd. Of de factuur is verstuurd en de betaling staat open. | De vervaldag van de factuur is voorbij, volgens de betaalconditie van de klant. Of 30 dagen na de start van de facturatie is er nog geen factuur. | Workshop van 15 juni en ons voorstel, zoals bij Events. Gesprek met Brand Activation: de betaaltermijn loopt pas vanaf de factuur, niet vanaf de vraag naar het PO. Daarom start de klok voor rood bij de factuur. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
Logistiek
Logistiek heeft twee soorten werk. Een logistiek project met een eigen offerte maakt de PM met de hand aan in het vlaggensysteem; het doorloopt de vijf stappen. Een gewone opdracht komt uit Becosoft en doorloopt alleen stap 1, 3 en 5. Gewone opdrachten staan in het dagoverzicht, niet op het bord.
Logistieke projecten
De PM bevestigt de offerte en "afgerond" met één klik. Stap 3 volgt de opdrachten in Becosoft met het projectnummer van het project.
| Stap | Oranje | Rood | Steunt op | Afgeklopt |
|---|---|---|---|---|
| 1 Aanvraag | Geen: het project bestaat pas als de PM het aanmaakt, met PM, projectnummer en offertebedrag. | Geen | Feature 12 in 07. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 2 Offerte | Het intern akkoord is er, maar de offerte is 2 werkdagen later nog niet verstuurd. Of de offerte ligt meer dan 5 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. | De offerte ligt meer dan 10 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. Of 10 werkdagen nadat de PM het project aanmaakte, is er nog geen intern akkoord. | Statusdeck, slide 13, met onze termijnen, zoals bij Events. Ons voorstel: een logistieke offerte die nog niet verstuurd is, staat oranje. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 3 Productie | Een opdracht van het project is oranje (regels hieronder). Of de einddatum van het project schuift op. | Een opdracht van het project is rood. Of de einddatum is voorbij en het project staat nog niet op afgerond. | Ons voorstel: opdrachten met het projectnummer staan bij het project, als het projectnummer in een vast veld van de opdracht staat. Hoe hun vlag meetelt, is ons voorstel: de opdracht met de slechtste vlag geeft de kleur. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 4 Evaluatie | De evaluatie is verstuurd en na 2 weken is er geen antwoord van de klant. | 10 werkdagen na "afgerond" is het KPI-rapport nog niet gedeeld, als Logistiek een KPI-rapport maakt. | Statusdeck, slide 13. Feature 11 in 07: de evaluatie vertrekt vanzelf binnen één werkdag na "afgerond". Wie bij Logistiek het KPI-rapport maakt, is een open vraag. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 5 Facturatie | De eerste 5 werkdagen van de maand zijn voorbij en de factuur voor de vorige maand is nog niet verstuurd. Of de factuur is verstuurd en de betaling staat open. | De vervaldag van de factuur is voorbij, volgens de betaalconditie van de klant. Of de maand is voorbij zonder factuur voor de vorige maand. | Workshop van 15 juni: Logistiek en Sales factureren in de eerste week van de volgende maand. Gesprek met Logistiek: in het overzicht per klant en per maand is oranje vandaag "wachten op het PO". Ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
Gewone opdrachten
Alles komt uit Becosoft: de soort, de klant, de leverdatum, de status van de artikels, en of er een pickbon en een leverbon is.
| Stap | Oranje | Rood | Steunt op | Afgeklopt |
|---|---|---|---|---|
| 1 Aanvraag | Geen: de opdracht is geregistreerd zodra ze in Becosoft staat. Een opdracht heeft geen PM of doelstelling. | Geen | Ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 2 Offerte | Geldt niet | Geldt niet | Ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 3 Productie | 2 werkdagen voor de leverdatum is er nog geen pickbon. Of een artikel wacht op goedkeuring of is uit de handel. | 1 werkdag voor de leverdatum is er nog geen pickbon of nog geen leverbon. Of de leverdatum is voorbij zonder leverbon. | Ons voorstel: levering maandag zonder pickbon is oranje; levering morgen zonder pickbon of leverbon is rood; leverdatum voorbij zonder leverbon is rood; een artikel dat wacht op goedkeuring of uit de handel is, is oranje. De termijnen in werkdagen zijn ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 3 Productie, zonder leverdatum | De opdracht staat meer dan 5 werkdagen open. | De opdracht staat meer dan 10 werkdagen open. | Ons voorstel: zonder leverdatum meet de vlag alleen hoe lang een opdracht openstaat. De termijnen zijn ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 4 Evaluatie | Geldt niet | Geldt niet | Ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 5 Facturatie | Geen vlag per opdracht: Logistiek factureert per klant en per maand. We volgen dat zoals bij de logistieke projecten, zodra de facturatie automatisch binnenkomt. | Geen vlag per opdracht | Gesprek met Logistiek en de workshop van 15 juni: elke maand per klant, uit Becosoft. Ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
Sales
Sales houdt zijn projecten en planning bij in de Sales-module van het vlaggensysteem: wie erop werkt, van wanneer tot wanneer, met welke auto en welke tablet. Daaruit komen stap 1 tot 3. De evaluatie vertrekt vanzelf zodra een project op afgerond staat. De signalen van stap 5 bevestigt de verantwoordelijke met één klik, zoals bij de andere departementen.
| Stap | Oranje | Rood | Steunt op | Afgeklopt |
|---|---|---|---|---|
| 1 Aanvraag | Meer dan 2 werkdagen na de aanvraag nog geen PM of geen doelstelling | Meer dan 5 werkdagen na de aanvraag nog geen PM of geen doelstelling | Statusdeck, slide 13. Ons voorstel: een Sales-aanvraag zonder PM staat rood. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 2 Offerte | Het intern akkoord is er, maar de offerte is 2 werkdagen later nog niet verstuurd. Of de offerte ligt meer dan 5 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. | De offerte ligt meer dan 10 werkdagen bij de klant zonder akkoord of PO. Of 10 werkdagen na de start van de offerte is er nog geen intern akkoord. | Statusdeck, slide 13, met onze termijnen, zoals bij Events. Ons voorstel: een offerte die na het intern akkoord nog niet verstuurd is, staat oranje. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 3 Productie | 10 werkdagen voor de start staat een plaats in het team nog open, of heeft iemand nog geen auto of tablet. Of de einddatum schuift op. | 2 werkdagen voor de start staat een plaats nog open, of heeft iemand nog geen auto of tablet. Of de einddatum is voorbij en het project staat nog niet op afgerond. | Ons voorstel: een open plaats in het team, of iemand die voor de start nog geen auto of tablet heeft, geeft een vlag. Statusdeck, slide 13: deadline gemist. De termijnen zijn ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 4 Evaluatie | 5 werkdagen na het einde is het KPI-rapport nog niet gedeeld. Of de evaluatie is verstuurd en na 2 weken is er geen antwoord van de klant. | 10 werkdagen na het einde is het KPI-rapport nog niet gedeeld. | Statusdeck, slide 13. Ons voorstel: een KPI-rapport dat nog niet gedeeld is, staat oranje. Feature 11: de evaluatie vertrekt vanzelf. Wie bij Sales het KPI-rapport maakt, is een open vraag. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
| 5 Facturatie | De eerste 5 werkdagen van de maand zijn voorbij en de factuur voor de vorige maand is nog niet verstuurd. Of de factuur is verstuurd en de betaling staat open. | De vervaldag van de factuur is voorbij, volgens de betaalconditie van de klant. Of de maand is voorbij zonder factuur voor de vorige maand. | Workshop van 15 juni: Logistiek en Sales factureren in de eerste week van de volgende maand. Ons voorstel. | ☐ ✓☐ ✗☐ later |
Wat voor elk departement geldt
- Dag één. Voor de projecten die al lopen, leggen we bij de start vast wat we al weten. Wat we niet weten, staat grijs als "onbekend", niet rood. De regels draaien eerst twee weken in schaduw, zonder ochtendmail, terwijl het management de vlaggen nakijkt.
- Bijstellen hoort erbij. Wat we nu afkloppen, is het begin. Herkent het management in de schaduwweken een vlag niet, dan stellen we de termijn bij.
- Niemand zet een vlag met de hand. Het vlaggensysteem rekent elke vlag uit de signalen. Wat niet klopt, los je op bij het signaal, niet bij de vlag.
Wat we bij dit voorstel nog willen weten, staat bij de open vragen in de afkloplijst.