Templates

Eén taal, vijf smaken

De vijf mijlpalen zijn altijd dezelfde: Aanvraag, Offerte, Productie, Evaluatie, Facturatie. Wat per projecttype verschilt is de invulling: de checklist, de systemen en de uitzonderingen. Zo spreekt een event dezelfde taal als een transport, zonder dat het in hetzelfde keurslijf moet.

Event

Beurzen, bedrijfsevents, festivals en pop-ups. Van briefing tot debrief, met opbouw en afbraak in de productie.

Start-at-risk mogelijk op gate 2

SystemenFactsys projectregister en offertesBecosoft materiaal en magazijnGoogle Calendar crew- en transportplanningExact Online facturatie

M1 · Aanvraag

Aanvraag komt binnen via de centrale inbox en wordt geregistreerd.

Briefing volledig: wat, waar, wanneer, budgetindicatie
Klant en contactpersoon in masterdata
PM toegewezen
Project-ID toegekend

Gate: Geregistreerd

PM en Project-ID toegekend. Zonder projectnummer bestaat het niet.

M2 · Offerte

Kostenraming en offerte, eerst intern afgeklopt, dan naar de klant.

Sitebezoek of technische check gepland
Kostenraming opgemaakt
Intern akkoord op marge
Offerte verstuurd en opgevolgd

Gate: Akkoord

Intern akkoord eerst, dan externe handtekening. Start-at-risk kan met oranje vlag.

M3 · Productie

Draaiboek, crew, materiaal en uitvoering op locatie.

Draaiboek en planning definitief
Crew en leveranciers bevestigd
Materiaal gereserveerd in magazijn
Opbouw, event en afbraak uitgevoerd

Gate: Opgeleverd

Oplevering ter plaatse bevestigd door de klant.

M4 · Evaluatie

Debrief met klant en team, learnings vastleggen, nacalculatie.

Debrief met de klant gedaan
Interne evaluatie met crew
Learnings naar het collectief geheugen
Nacalculatie afgerond

Gate: Factureerbaar

Evaluatie gedaan, nacalculatie klaar en PO-nummer aanwezig.

M5 · Facturatie

Factuurvoorstel naar Finance, factuur eruit, betaling opgevolgd.

PO-nummer gecontroleerd
Factuurvoorstel naar Finance
Factuur verstuurd
Betaling opgevolgd

Waarom dit werkt: de uitzonderingen zitten ín de template in plaats van ernaast. Een recurring contract zonder klassieke oplevering of een detachering die op prestaties draait, volgt gewoon dezelfde vijf mijlpalen met een terugkerende cyclus-gate. Iedereen leest hetzelfde lijnstuk, niemand hoeft zich in een event-mal te wringen.
En bij elke gate hoort een business rule: hoelang mag iets wachten vóór de vlag naar oranje moet. Zo zijn deadlines geen mening maar een afspraak. Vanaf scenario 2 springt die vlag vanzelf; in scenario 1 zet je hem zelf bij.